Смъртен случай с български гражданин, настъпил в Белгия или Люксембург, се регистрира в общината по адресната регистрация на починалия в Република България.

За целта е необходим пълен препис от смъртния акт (Copie intégrale de l'acte de décès) в оригинал, придружен от Многоезично извлечение от акта (Формуляр С), издадени от съответната община в Белгия или Люксембург. Двата документа не се нуждаят от никаква легализация, превод или заверка.

Ако по някаква причина не разполагате с Многоезично извлечение на смъртния акт, тогава преписът от него трябва да бъде заверен с „апостил”. Заверяване с „апостил“ се извършва от Служба „Легализации“ на Федералната публична служба за външни работи на Белгия на адрес Rue des Petits Carmes 27, 1000 Bruxelles или от Дирекция „Протокол и канцелария“ на Министерството на външните работи на Люксембург на адрес 43, boulevard Roosevelt, L-2450 Luxembourg.

Ако нямате Многоезично извлечение, освен заверен с „апостил“ препис на смъртния акт, на общината в България трябва да представите и заверен превод на български език. Заверката на превода се извършва от консулската служба в Брюксел. Консулската служба заверява преводи на български език, само ако преводът е извършен от регистриран в консулската служба заклет преводач. Вижте списъка на регистрираните в консулската служба преводачи в отделно консулско съобщение.

Смъртният акт може да бъде преведен и в България от лицензирана за това фирма и заверен в Дирекция „Консулски отношения” на Министерството на външните работи (гр. София, ул. „Алфред Нобел № 2). Извършените в България преводи се заверяват от Отдел „Административно обслужване на български и чужди граждани” на Дирекция „Консулски отношения” при Министерството на външните работи (гр. София, ул. „Алфред Нобел” 2).

Документите се внасят в Служба „Гражданско състояние” на съответната община по постоянен адрес на починалия в България за регистриране на смъртта. Консулската служба също може да изпрати тези документи по служебен ред.

За транспортиране на тленните останки на починал български гражданин е необходимо да наемете погребална агенция. Агенцията изготвя и заверява всички необходими документи за транспортирането, затварянето на ковчега и подготовката му за изпращане съгласно международните изисквания.

Консулската служба издава единствено документ Laissez-passer mortuaire.